Die Coronavirus-Pandemie hat das Meeting- und Verhandlungsspiel verändert. Es ist leicht, nur das Negative zu sehen, aber es gibt auch Vorteile zu bedenken. Zum Beispiel stellten viele Menschen fest, dass sie Dinge erledigen können, ohne für eine kleine Verhandlung Hunderte von Kilometern zurücklegen zu müssen. Tatsächlich sparen Organisationen durch die Fernmeetings Millionen von Dollar an Reisekosten, Manager die Stunden in Flugzeugen und Zügen und tragen dazu bei, die Umweltkosten zu senken.
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Wenn Sie die Dynamik virtueller Verhandlungen verstehen, können Sie diese zu Ihren Gunsten nutzen und die besten Geschäfte abschließen. Wenn Sie Videokonferenzen mit dem Telefon und anderen Fernverhandlungstools vergleichen, ist der Unterschied erstaunlich.
Ein durchschnittliches geschäftliches Telefongespräch dauert nur fünf Minuten. Ein kurzes Meeting kann sicherlich effizient sein, aber können Sie sich vorstellen, sich über das Telefon zu verlieben? Wenn visuelle Anhaltspunkte fehlen, ist es sehr schwer, eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. Man sieht nicht einmal, wer noch im Raum ist.
In einer Studie war es wahrscheinlicher, dass bei einem simulierten Streik von Angesicht zu Angesicht die Unterhändler eine Einigung früher koordinieren als diejenigen, die nebeneinander stehen (und sich nicht sehen können). Der Grund dafür ist, dass direkte nonverbale (Gesten, Blickkontakt usw.) und paraverbale (mhms, und so weiter) Gespräche zu einer besseren Verbindung, einer verstärkten Zusammenarbeit, mehr Win-Win-Ergebnissen und einer gleichmäßigeren Verteilung des Kuchens führen.
Insbesondere Frauen erzielen eine bessere Übereinstimmung, wenn der Blickkontakt ermöglicht wird. Für Männer kann die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht das Unbehagen mit einem anderen Mann verstärken und ist möglicherweise am besten für schwierige und komplexe Verhandlungen reserviert. Außerdem schneiden Frauen tendenziell besser ab, wenn sie virtuell verhandeln. Es fällt ihnen leichter, durchsetzungsfähiger zu sein, da Online- oder Telefonverhandlungen den Druck auf Frauen verringern, ein geschlechtergerechtes Verhalten an den Tag zu legen.
Videokonferenzen haben einen interessanten Vorteil gegenüber Verhandlungen von Angesicht zu Angesicht im wirklichen Leben:
Wenn die Verhandlungsführer glauben, dass die andere Partei nicht in der Nähe, sondern weit weg (mehrere tausend Meter) ist, entsteht mehr Win-Win-Situation. Der Grund dafür: Distanz schafft eine Orientierung am großen Ganzen.
Die Erfolgspyramide ist klar: Persönliche Verhandlungen führen zu den meisten Win-Win-Ergebnissen, Telefonverhandlungen sind die nächstbesten, und die E-Mail-Kommunikation steht an dritter Stelle.
Vier Herausforderungen, die bei Online-Verhandlungen zu berücksichtigen sind
Bevor wir darüber sprechen, wie die lästigsten Probleme im Zusammenhang mit Online-Verhandlungen gelöst werden können, wollen wir uns ein wenig näher ansehen, worin genau diese Probleme bestehen.
Der fehlende Wasserspender
Es gibt keinen beiläufigen Kontakt: Schwierige Probleme und Fragen werden oft in zwanglosen Gesprächen im Büro, in Fluren oder am Wasserspender gelöst. Mitarbeiter in benachbarten Büros kommunizieren doppelt so oft wie in Büros auf derselben Etage, auch wenn Sie E-Mail- und Telefonkontakt mit einbeziehen.
Die Illusion des sprechenden Kopfes
Ihr Videokonferenzpartner erscheint als sprechender Kopf oder Torso, was es Ihnen unmöglich macht, die Körpersprache im Kontext der Umgebung zu beobachten. Und der sprechende Kopf kann manchmal nicht wirklich „gelesen“ werden, wenn das Bild anhält, puffert oder hinterherhinkt.
Und es gibt noch ein weiteres Problem: Es ist fast unmöglich, während einer Videokonferenz Blickkontakt herzustellen, vor allem bei Verwendung einer PC-Kamera, die normalerweise oben auf dem Monitor montiert ist. Wenn Sie auf dem Bildschirm in die Augen Ihres Gegenübers schauen, wird dieser den Eindruck haben, dass Sie unter ihn schauen. Fehlender Blickkontakt macht es schwierig, eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. Ein weiterer interessanter Punkt, der von Noam Ebner von der Creighton University angemerkt wurde, ist das geschärfte Bewusstsein für Unterschiede. Wir sehen nicht nur den Kopf des anderen, sondern in der Regel auch unseren eigenen. Das führt zu einem unbewussten Vergleich, der zu einer übermäßigen Konzentration auf Unterschiede hinsichtlich Geschlecht, Rasse, Alter, Kultur usw. führt.
Technische und sicherheitspolitische Herausforderungen
Es kommt häufig vor, dass man einen Konferenzteilnehmer verliert oder Probleme mit dem Mikrofon oder der Kamera hat. Das ist ärgerlich und ruiniert die Stimmung und den Ablauf der Verhandlung. Die Welthandelsorganisation hat die diesjährige zweijährliche Tagung, die für Juni in Kasachstan geplant war, abgesagt. Die Umstellung auf ein virtuelles Format wurde wegen technischer und sicherheitstechnischer Herausforderungen ausgeschlossen, u.a. wegen der Schwierigkeit, Simultanübersetzungen bereitzustellen, wegen des Zugangs aller Mitglieder zu einer stabilen Internetverbindung, wegen der Anfälligkeit für Hackerangriffe und wegen der Möglichkeit unautorisierter Aufnahmen. Wenn Sie über sensible Themen verhandeln, seien Sie nicht naiv.
Wie Sie die Hindernisse überwinden und sie sogar in Vorteile verwandeln
Sie wissen, dass es Probleme im Zusammenhang mit Online-Verhandlungen gibt, aber Sie wissen auch, dass Online-Verhandlungen Vorteile gegenüber persönlichen Treffen haben. Da Sie die COVID-19-Krise nicht aus der Welt schaffen können, hier sind 10 Schritte, die Sie unternehmen können, um aus den Zitronen Limonade zu machen:
- Beginnen Sie mit Smalltalk, bei dem Themen behandelt werden, die für die Verhandlung nicht relevant sind. Der Hintergrund des anderen (Bilder, Möbel) bietet reichlich Gelegenheit, ein Thema zu finden. Wie bei jeder Kommunikationsaufgabe ist die Suche nach Gemeinsamkeiten von größter Bedeutung.
- Seien Sie sich bewusst, dass alles, was Sie umgibt, etwas über Sie vermittelt. Achten Sie darauf, dass Sie und Ihr Hintergrund ein dem Zweck der Verhandlungssitzung angemessenes Aussehen haben.
- Um Vertrauen aufzubauen, stellen Sie Blickkontakt her, indem Sie in Ihre Computerkamera schauen, anstatt die andere Person auf Ihrem Computerbildschirm anzuschauen.
- Glauben Sie nicht, dass Sie zum Multitasking fähig sind. Das Überprüfen oder Versenden von E-Mails (mit einem Bing) wird Sie zu einem schlechteren Verhandlungspartner machen und die andere Partei beleidigen. Denken Sie daran: Sie merken immer, wenn die Person, mit der Sie sprechen, abgelenkt ist.
- Kommentieren Sie die positiven Aspekte der Vielfalt: „Wunderbar, dass so unterschiedliche Menschen und Kulturen zusammenarbeiten, um ein so komplexes Geschäft zu lösen!
- Bekämpfen Sie die Illusion des „sprechenden Kopfes“, indem Sie den anderen höflich bitten, sich weiter von der Kamera weg zu bewegen, sodass Sie so viel wie möglich sehen können. Erwidern Sie dieses Verhalten – es sei denn, Sie wollen Ihre Gedanken verbergen.
- Wenn Sie Sicherheitsprobleme haben, schaffen Sie sie zuerst aus dem Weg. Wenn Sie das potenziell instabile Umfeld nicht entschärfen können und Ihr Thema sensibel oder das Vertrauen gering ist, verhandeln Sie wieder persönlich – auch wenn es bedeutet, dass Sie warten müssen.
- Üben Sie den Umgang mit dem Videokonferenz-Tool vor wichtigen Verhandlungen. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über eine gute Internetverbindung verfügen. Verschieben Sie Sitzungen, wenn nötig.
- Bereiten Sie sich genauso vor, wie Sie sich auf eine Verhandlung im wirklichen Leben vorbereiten würden. Es gibt keinen Unterschied.
- Bereiten Sie das Meeting sofort mit einer E-Mail nach, in der die Verhandlungsergebnisse zusammengefasst sind. Bitten Sie die andere Partei, die Vereinbarungen zu bestätigen, die sich aus der vorherigen Diskussion ergeben haben.
Die Pandemie wird schließlich vorübergehen, aber die Auswirkungen der Pandemie nicht. Glauben Sie nicht, dass die Welt in ein oder zwei Monaten zum „business as usual“ zurückkehren wird. Das wird sie nicht. Kluge Verhandlungsführer nutzen das gegenwärtige Problem, um künftige Lösungen zu finden. Der Aufbau Ihrer Videokonferenzfähigkeiten wird sich reichlich auszahlen.